Privacyverklaring

Om als lokale overheid een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij veel met persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. We doen dit in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR).

Wie heeft er allemaal toegang tot jouw persoonsgegevens?

Gemeente, OCMW en AGB Willebroek zijn de ‘verwerkingsverantwoordelijken’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Dat betekent niet dat iedere medewerker van gemeente Willebroek zomaar toegang heeft tot alles. Jouw persoonsgegevens komen alleen bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk.

Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee je iemand kan identificeren. Voorbeelden zijn naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, IP-adres, rijksregisternummer... Voor de verwerking van persoonsgegevens werken we samen met onze IT-partners. Die ondersteunen ons (als 'verwerker') bij het verwerken van je persoonsgegevens. Ze handelen daarbij altijd volgens de richtlijnen van gemeente Willebroek. Met alle verwerkers maken we strikte afspraken, om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacy standaarden gebruiken.

Soms is gemeente Willebroek niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren bij gedeelde projecten met andere organisaties. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens door te sturen naar andere overheden, zoals de Vlaamse of de Federale overheid. We wisselen regelmatig ook persoonsgegevens uit met andere overheden en organisaties om jou te ondersteunen en automatisch bepaalde diensten en voordelen toe te kennen waarop jij wettelijk recht hebt. Zo zijn we je nog beter van dienst.

We sturen je persoonsgegevens nooit zomaar door aan anderen. We doen dat alleen als je ons op voorhand daarvoor toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis.

Beveiliging en opslag van persoonsgegevens

Gemeente Willebroek gebruikt verschillende technische en organisatorische maatregelen. De organisatie voldoet aan de normen om je persoonsgegevens te beschermen en te voorkomen dat diefstal, misbruik en onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging en vernietiging van informatie kan plaatsvinden.

We bewaren persoonsgegevens die je verstrekt op computersystemen met beperkte toegang en in gecontroleerde omgevingen. We zorgen ervoor dat externe datacenterleveranciers de nodige beveiligingsmaatregelen hanteren. Gegevens zijn tijdens doorgifte op internet beveiligd met encryptie, zoals Transport Layer Security (TLS). Je wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen en kan niet meer leesbaar gemaakt worden. Dat betekent dat het door niemand kan worden hersteld of bekend worden gemaakt.

Je hebt alleen toegang tot je accountgegevens en diensten met een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord. Om de vertrouwelijkheid van je persoonsgegevens te beschermen, moet je dit wachtwoord geheimhouden en niet aan derden doorgeven. We vragen je nooit om je wachtwoord door te geven! Waarschuw ons dus meteen als je denkt dat je wachtwoord werd misbruikt. Voor vragen over de veiligheid van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen via privacy@willebroek.be.

Waarvoor worden je persoonsgegevens gebruikt?

Wij gebruiken jouw gegevens enkel als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben.

Dit kan enkel:

• Om een wettelijke verplichting na te komen. Voorbeeld: de dienst Burgerzaken is verplicht om gegevens van iedere inwoner op te nemen in het bevolkingsregister.
   
• Als je hiervoor toestemming hebt gegeven. Voorbeeld: je geeft ons toestemming om je persoonsgegevens te gebruiken als je je inschrijft voor een nieuwsbrief.
   
• Om een taak van algemeen belang te vervullen of een opdracht van openbaar gezag uit te voeren. Voorbeeld: gemeente Willebroek geeft aan personen met recht op verhoogde tegemoetkoming in de gezondheidszorg een vrijetijdspas.
   
• Voor de uitvoering van een overeenkomst die je bent aangegaan met gemeente Willebroek.. Voorbeeld: je schrijft je kind in voor de ZOWI-werking (jeugd- en sportkampen) van gemeente Willebroek. Daarvoor vul je een inschrijvingsformulier in. Op basis van deze overeenkomst verwerken wij je gegevens voor alle administratie met betrekking tot de inschrijving.
   
• Om een ernstige bedreiging voor je gezondheid te bestrijden. Voorbeeld: in hoogst uitzonderlijke levensbedreigende noodsituaties of rampen kunnen we je persoonsgegevens verwerken om je te beschermen.
   
• Om in een crisissituatie aan crisiscommunicatie te doen. Voorbeeld: Be-Alert

Welke rechten heb jij?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming zorgt er ook voor dat jij rechten krijgt bij de verwerking van persoonsgegevens:

1. Recht op informatie en inzage Je hebt het recht op een kopie of inzage van je eigen persoonlijke gegevens. Daarvoor vragen we wel een bewijs van je identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen.
2. Recht op verbetering Als je gegevens niet kloppen, mag je ons vragen om deze te verbeteren.
3. Recht op bezwaar Je mag bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens en we zullen hieraan voldoen tenzij er hiervoor gerechtvaardigde gronden zijn.
4. Recht om vergeten te worden In een aantal gevallen heb je het recht om je gegevens te laten wissen.

Dat kan bijvoorbeeld:

• als we je persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten;
   
• als we je toestemming nodig hebben om ze te verwerken en je beslist om je toestemming in te trekken;
   
• als wij, ondanks al onze inspanningen, je persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken;
   
• als we wettelijk verplicht worden om je gegevens te verwijderen;
   
• voor nieuwsbrieven door op de uitschrijflink onderaan elke nieuwsbrief te klikken.

Vaak zijn we echter verplicht om je gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan je wens om vergeten te worden. Zo kan je bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister.

Hoelang worden jouw persoonsgegevens bijgehouden?

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor de uitvoering van onze taak, rekening houdend met de archiefwetgeving. Eén van onze taken is het bijhouden van statistieken. Daarbij worden jouw gegevens steeds geanonimiseerd.

Hoe kan je die rechten uitoefenen?

Als je het recht op inzage wil uitoefenen, kan je contact opnemen met onze Data Protection Officer (dpo@willebroek.be). Deze persoon helpt je graag verder. We bezorgen je zo snel mogelijk een antwoord, ten laatste dertig dagen nadat we je verzoek en het bewijs van je identiteit hebben ontvangen.

Als je vragen of bezorgdheden hebt over de verwerking van je gegevens of met de uitoefening van je rechten, kan je terecht bij de Data Protection Officer (DPO).

Je hebt verschillende mogelijkheden om ons te bereiken:

1. Mail je verzoek naar: dpo@willebroek.be
2. Doe een melding via onze website
3. Stuur een brief met je verzoek naar: Gemeente, OCMW of AGB Willebroek t.a.v. Data Protection Officer (DPO), Pastorijstraat 1, 2830 Willebroek

Je kan je ook wenden tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen de Privacycommissie CBPL). De contactgegevens kan je vinden op hun website .

Historiek aanpassingen

Deze privacyverklaring kan gewijzigd worden als omstandigheden dit vereisen. Via de versienaam en aangepaste datum zie je meteen of de tekst vernieuwd werd. We raden je aan om deze verklaring af en toe opnieuw door te nemen om op de hoogte te blijven van de manier waarop we jouw informatie beschermen.

Versie 1.0 – 1 januari 2019