Privacyverklaring

Om je als lokale overheid een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij met persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring geven we je meer uitleg bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken. Onder lokale overheid wordt in deze tekst begrepen: het bestuur van de gemeente Willebroek, van het OCMW Willebroek en van het AGB Willebroek. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de lokale overheid Willebroek.

We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met je persoonsgegevens, en we doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving. De lokale overheid Willebroek heeft een goedgekeurd informatieveiligheidsbeleid. Dit beleid, opgevolgd door een informatieveiligheidscel, is in lijn met de relevante wetgeving.

Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand geïdentificeerd kan worden. Dit kan rechtstreeks zijn, bijvoorbeeld aan de hand van een naam, rijksregisternummer of foto. Soms is het ook mogelijk om een persoon onrechtstreeks te identificeren door een combinatie van verschillende soorten informatie, bijvoorbeeld adres, leeftijd en geslacht. Alle informatie die zo aan iemand gekoppeld kan worden valt onder de noemer ‘persoonsgegevens’.

Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt. In de meeste gevallen is de lokale overheid verwerkingsverantwoordelijke bij het verwerken van persoonsgegevens van haar inwoners. Daarnaast verwerkt de lokale overheid persoonsgegevens in opdracht van de Vlaamse en Federale overheid en volgt ze daarbij de instructies van de Vlaamse en Federale overheid.

Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Als voorbeeld kan hier verwezen worden naar softwareleveranciers waar de lokale overheid beroep op doet.

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden.

Wij bewaren je gegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als lokale overheid zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om je persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat je persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden altijd de nodige maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen.

We nemen de nodige maatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Je persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van je persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel gehouden om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

De lokale overheid levert de beste inspanningen om ervoor te zorgen dat de weergegeven informatie zo volledig, correct, precies en actueel mogelijk is. Zij kan niet aansprakelijk gesteld worden voor onjuiste of onvolledige gegevens die te vinden zijn op deze website. Mocht weergegeven informatie fouten bevatten of mocht er informatie die de gebruiker op de website mag verwachten, ontbreken, dan engageert de lokale overheid zich ertoe dit zo snel mogelijk recht te zetten nadat het van dergelijke onvolkomenheden op de hoogte werd gebracht.

Opmerkingen hieromtrent kunnen gestuurd worden naar info@willebroek.be. De inhoud van de website (links inbegrepen) kan steeds zonder aankondiging of kennisgeving door de lokale overheid aangepast, gewijzigd, aangevuld of verwijderd worden.

Wij gebruiken jouw gegevens enkel als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben.

Je persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij jou opvragen via een webformulier of bepaalde documenten. Een andere mogelijkheid is dat we je persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die er over beschikken.

Wij verzamelen en gebruiken je persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Meer bepaald verwerken wij je gegevens enkel op basis van volgende verwerkingsgronden:

• om een wettelijke verplichting na te komen Bijvoorbeeld: het bijhouden van gegevens van de inwoners van de gemeente in het bevolkingsregister, de verwerking in het kader van een vergunningsaanvraag of in het kader van de belastingadministratie.
• voor de vervulling van een taak van algemeen belang of de uitvoering van het openbaar gezag Bijvoorbeeld: om inwoners op de hoogte te houden van werkzaamheden in de openbare ruimte, hen te betrekken bij het beleid van het lokale overheid of in het kader van niet verplichte tegemoetkomingen aan mensen met een bepaald sociaal statuut.
• wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven Bijvoorbeeld: voor het versturen van nieuwsbrieven, het publiceren van gericht beeldmateriaal of het plaatsen van niet-noodzakelijke cookies.
• voor de uitvoering van een overeenkomst met jou Bijvoorbeeld: wanneer je je inschrijft voor een culturele of sportactiviteit die de lokale overheid organiseert, of wanneer je iets ontleent.
• om een ernstige bedreiging voor je gezondheid te bestrijden Bijvoorbeeld: samenwerking met de hulpdiensten in het geval van een ramp of een andere levensbedreigende situatie.
• om in een crisissituatie aan crisiscommunicatie te doen. Bijvoorbeeld: Be-Alert

Voor de bovenstaande doelstellingen, en afhankelijk van de concrete verwerking, kunnen wij ‘gewone’ persoonsgegevens verwerken. Dat zijn onder andere:

• identificatie en contactgegevens Bijvoorbeeld: naam, (e-mail)adres, rijksregisternummer, telefoonnummer
• persoonlijke kenmerken Bijvoorbeeld: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, beroep, …
• samenstelling van het gezin en persoonlijke relaties Bijvoorbeeld: huwelijk of andere samenlevingsvorm, naam van de echtgenoot of partner, huwelijksdatum, aantal kinderen, bloedverwanten, …
• persoonlijke interesses en voorkeuren Bijvoorbeeld: lidmaatschap van een organisatie, hobby’s en andere vrijetijdsbesteding, …
• financiële bijzonderheden Bijvoorbeeld: bankrekeningnummers, bezittingen, inkomsten, uitkeringen, subsidies, premies, …
• sociale (zekerheids)gegevens Bijvoorbeeld: informatie met betrekking tot kinderbijslag, tewerkstelling, werkloosheid, pensioen, leefloon, …
• beeld- en geluidsopnamen Bijvoorbeeld: foto’s, video-opname, …

In uitzonderlijke gevallen verwerken wij ook ‘bijzondere’ persoonsgegevens, die gevoeliger zijn dan ‘gewone’ persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens kunnen enkel verwerkt worden indien daar een specifieke rechtsgrond voor bestaat. Het gaat om de volgende persoonsgegevens:

• gegevens over de gezondheid Bijvoorbeeld: medisch verslag, diagnose-informatie, behandeling, informatie over een beperking, dieet, allergieën, …
• politieke opvattingen Bijvoorbeeld: politieke overtuigingen, lidmaatschap van een politieke partij, politieke functies die worden vervuld, stemvoorkeur, …
• filosofische of religieuze overtuigingen Bijvoorbeeld: registratie begrafenisritueel, …
• raciale of etnische gegevens Bijvoorbeeld: taalvaardigheid, …
• lidmaatschap van een vakvereniging (vakbond) Bijvoorbeeld: in het kader van de uitbetaling van werkloosheidsuitkeringen, …

De lokale overheid heeft daarnaast de taak om strafrechtelijke gegevens over veroordelingen en straffen te verwerken, in het kader van het verstrekken van uittreksels uit het Strafregister.

Wij geven je persoonsgegevens niet door aan andere partijen, tenzij daarvoor een wettelijke basis bestaat. Als we voor het uitvoeren van een taak of voor het opstellen van een dossier beroep doen op een extern bedrijf (bv. een softwarefirma of gespecialiseerd adviesbureau) of je gegevens doorgeven aan een andere overheidsinstelling, dan mogen zij je gegevens alleen verwerken binnen het met hen afgesproken kader. In principe worden je gegevens enkel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Wanneer je persoonsgegevens in uitzonderlijke gevallen toch buiten de EER verwerkt worden, dan gebeurt dit altijd in overeenstemming met de voorschriften van de AVG. 

Verwerkersovereenkomsten
In samenwerking met de Vlaamse overheid en de Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) werd een generieke verwerkersovereenkomst opgesteld voor lokale besturen. Wij gebruiken deze verwerkersovereenkomst standaard als afsprakenkader met onze verwerkers. Deze overeenkomst wordt als bijlage opgenomen in onze bestekken.

Protocollen
Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader voor deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens.

Doelgroepenbeleid
De lokale overheid kan de bevolkingsregisters ook raadplegen en gebruiken voor initiatieven die op basis van de eigen autonomie worden genomen in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid of specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen. Deze raadplegingen moeten passen in een geregeld beleid van de lokale overheid en vereisen een raadsbeslissing of een beslissing van het college, vast bureau of directiecomité waaruit het doel van de raadpleging blijkt.

IT-partners
Voor de verwerking van persoonsgegevens doen we een beroep op diverse IT-partners. De lokale overheid sluit als verwerkersverantwoordelijke, verwerkersovereenkomsten af met de IT-partners in kwestie met het oog op het maximaal garanderen van de privacy van alle betrokkenen.

Je kan je gegevens inkijken
Wil je inzage in de gegevens die de lokale overheid over jou verwerkt, laat het dan weten. Als je je recht van inzage uitoefent, zal de lokale overheid je een zo volledig mogelijk overzicht geven van jouw gegevens.

Je kan je gegevens laten verbeteren
Het kan gebeuren dat bepaalde gegevens die de lokale overheid over jou heeft opgeslagen niet (meer) correct zijn. Je kan altijd vragen om die gegevens te laten verbeteren of vervolledigen voor zover dit wettelijk is toegelaten.

Je kan je gegevens laten verwijderen
Je kan altijd vragen om gegevens die de lokale overheid bijhoudt te laten verwijderen voor zover dit wettelijk is toegelaten.

Je kan je verzetten tegen bepaald gebruik van gegevens
Ben je het niet eens met de manier waarop de lokale overheid bepaalde gegevens verwerkt, dan kun je je daartegen verzetten. Verzet dat wij zullen inwilligen tenzij er wettelijke of dwingende gronden zijn om dat niet te doen, wat bijvoorbeeld het geval is als wij gegevens verwerken om de openbare veiligheid te garanderen.

Je kan je verzetten tegen automatische profilering
De lokale overheid maakt geen gebruik van profilering op basis van automatische verwerkingen (logaritmes).

Je kan vragen om je gegevens over te dragen aan een derde partij
Je hebt het recht om te vragen om persoonsgegevens die je zelf aan de lokale overheid hebt verstrekt, aan jou of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. De privacywetgeving voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, waardoor het niet van toepassing is op alle gegevens.

Nieuwsbrieven
Wij sturen verschillende soorten nieuwsbrieven. Je ontvangt deze nieuwsbrieven als je hierop inschreef of gekend bent als klant van één van onze diensten. Wens je een bepaalde soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kan je je uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.

Beeldmateriaal
Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij vaak foto's en video's. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor de lokale overheid en haar activiteiten, onder andere in ons infoblad, in onze nieuwsbrief, op onze website en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt.

Onze fotografen beperken zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto's en sfeerbeelden. Voor dit soort beeldmateriaal gaan wij uit van je impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie.

Soms zullen onze fotografen ook gericht beeldmateriaal maken. Onder gericht beeldmateriaal verstaan wij beeldmateriaal waarin je het hoofdonderwerp bent, waarbij je poseert of waarbij één of enkele personen worden uitgelicht. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij je expliciete toestemming vragen. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kan de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.

Sociale media
De lokale overheid maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar inwoners. Zij is daarbij ook actief op sociale mediaplatformen, namelijk Facebook, Instagram, YouTube, X, …

Als je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden je persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen of aan je verzoek gevolg te geven.

Als je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang deze gegevens niet door jou verwijderd worden.

Je persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het sociale mediaplatform in kwestie. De lokale overheid heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van je persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de sociale mediaplatformen van toepassing.

E-loket
Officiële documenten, aangevraagd via het e-loket worden enkel afgeleverd indien je identiteit en je relatie tot de betrokkenen vaststaat in overeenstemming met de privacywetgeving tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Cookies en tracking
Wij maken op onze website gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid vind je hierover alle informatie.

Mijn burgerprofiel
Onze website is geïntegreerd met ‘Mijn Burgerprofiel’. Dit is een toepassing die werd ontwikkeld en wordt beheerd door Digitaal Vlaanderen. Dit is een intern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse overheid. De bedoeling van Mijn Burgerprofiel is om bestaande informatie die de overheid over jou heeft, te tonen op een eenvoudige manier. Door deze informatie voor je te bundelen zet de Vlaamse overheid in op een transparante en overzichtelijke overheid, dit over de verschillende overheidsniveaus heen. Indien je gebruik maakt van Mijn Burgerprofiel worden je persoonsgegevens daarbij verwerkt. 

Voor meer concrete informatie hierover kan je terecht op de privacypagina van Mijn Burgerprofiel.

Als openbare overheid voorzien wij camerabewaking op het openbaar domein en aan onze gebouwen. Met deze bewakingscamera’s hebben we de bedoeling om gemeentelijke eigendommen te beschermen, overlast aan te pakken, de naleving van het GAS-reglement te controleren en de openbare orde te handhaven.

De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt altijd gesignaleerd met pictogrammen. Indien je je begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je wordt gefilmd. Daarbij worden dan ook je persoonsgegevens verwerkt.

Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast, een door het GAS-reglement gesanctioneerde gedraging of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten. Dit alles werd vastgelegd in een camerareglement (link).

In het kader van de wetgeving over openbaarheid van bestuur kan iedereen bij ons een aanvraag tot openbaarmaking van bestuursdocumenten indienen. Daarbij worden je persoonsgegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval wordt de openbaarmaking van persoonsgegevens altijd vooraf getoetst aan de privacywetgeving. Meer info over openbaarheid van bestuur.

De lokale overheid heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze persoon bewaakt de toepassing van de wettelijke verplichtingen voor gegevensbescherming en kan je aanspreken als je vragen hebt bij de uitoefening van de hierboven opgesomde rechten. 

• Mail je verzoek naar: dpo@willebroek.be
• Doe een melding via onze website
• Stuur een brief met je verzoek naar: Gemeente, OCMW of AGB Willebroek t.a.v. Data Protection Officer (DPO), Pastorijstraat 1, 2830 Willebroek

Als je vragen of opmerkingen hebt over ons beleid “bescherming van persoonsgegevens”, of indien je je rechten wenst uit te oefenen of de informatie die wij over jou bezitten wenst te updaten, contacteer ons via: 

Lokale overheid Willebroek
Pastorijstraat 1
2830 Willebroek
0800 9 2830
dpo@willebroek.be

Om te vermijden dat iemand anders je rechten uitoefent, kan de lokale overheid je identiteit verifiëren. Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wilt uitoefenen. Dan kan het de lokale overheid je vraag concreet en correct behandelen.

We doen ons uiterste best om je persoonsgegevens correct te behandelen. Ben je toch niet tevreden met onze werkwijze, neem dan contact op: 

• Via het online klachtenformulier
• Per e-mail naar klacht@willebroek.be
• Per brief aan de Organisatie Willebroek, t.a.v. Klachtendienst, Pastorijstraat 1, 2830 Willebroek

De Vlaamse Toezichtcommissie kan je bereiken per e-mail op contact@toezichtcommissie.be of per brief aan Koning Albert II-laan 15, 1210 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen.

De Gegevensbeschermingsautoriteit kan je bereiken per e-mail op contact@apd-gba.be of per brief aan Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Volg de juiste procedure om een klacht in te dienen of om bemiddeling te vragen.

Deze online overeenkomst en alle geschillen die voortkomen uit het gebruik van de website of enig gegeven dat erop staat, vallen onder de toepassing van het Belgisch recht. Uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Mechelen zijn bevoegd. 

De gebruiker verbindt er zich toe: 

• de informatie niet op een onrechtmatige, onwettelijke manier te gebruiken;
• geen gebruik te maken van deze website waardoor de website wordt beschadigd, vervormd, onderbroken of op enige wijze minder efficiënt wordt gemaakt;
• de website niet te gebruiken op een manier die de rechten schendt van een natuurlijk persoon, rechtspersoon of vereniging schendt, zoals privacyrechten of intellectueel eigendom.
• de website niet te gebruiken om computervirussen te verspreiden of om illegaal, onrechtmatig of ongepast materiaal te plaatsen, zoals beledigende, obscene of bedreigende inhoud.

De lokale overheid behoudt elk recht om de gebruiker in gebreke te stellen en/of zich burgerlijke partij te stellen indien door het overtreden van bovenstaande bepalingen of op andere wijze schade toegebracht wordt aan haar belangen of deze van derden. 

De lokale overheid kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd op deze pagina.