Het Autonoom Gemeentebedrijf Willebroek, verder AGB genoemd, staat in voor het ter beschikking stellen van de lokalen. In de praktijk zal een vertegenwoordiger waken over de goede gang van zaken voor wat de praktische regeling betreft. Elke aanvraag om een accommodatie in het beheer van het AGB of om een gedeelte ervan te huren moet gericht worden aan het AGB.

Een aanvraag kan ten vroegste één jaar en ten laatste veertien dagen voor de geplande activiteit ingediend worden. Het aanvraagformulier voor het huren van lokalen van het AGB kan hetzij persoonlijk aan de balie, via de post of via e-mail bezorgd worden aan de administratie.

Aanvragen voor één seizoen of voor meerdere dagen van eenzelfde activiteit mogen gebundeld worden op 1 aanvraagformulier.

Het aanvraagformulier moet volledig ingevuld worden. Een onvolledig of onjuist ingevuld document wordt teruggestuurd naar de aanvrager en niet behandeld zolang het AGB niet over de volledige informatie beschikt. Het AGB behoudt het recht om huurperiodes, materialen, medewerking,…. die niet of onvolledig zijn aangevraagd, te weigeren.

Indien de aanvraag ingediend wordt door een vereniging of instelling dient de overeenkomst door de wettelijke vertegenwoordiger of een door hem gemachtigd persoon ondertekend te worden. Bij aanvraag door een privépersoon of feitelijke vereniging is de ondertekenaar hoofdelijk 3 verantwoordelijk en persoonlijk aanspreekbaar. De ondertekenaar moet in ieder geval meerderjarig zijn. Onder bepaalde omstandigheden kan een medewerker van het AGB de dag zelf een zaal verhuren indien deze vrij is.

Deze uitzondering kan pas toegestaan worden indien de volledige huurprijs voor het gebruik van de zaal betaald is. In dit geval moet vooraf geen waarborg gestort worden.