Wat je zelf doet, doe je beter!

Het gemeentebestuur gelooft in het moto: "wat je zelf doet, doe je meestal beter!".  Heel wat burgers en verenigingen hebben al heel wat ervaring met het organiseren van activiteiten en evenementen.  Maar misschien is het voor jou de eerste keer dat je de handen uit de mouwen wil steken.  Daarom lijsten we hier een aantal punten op waar je best toch even over nadenkt.  Heb je nog vragen, bedenkingen, suggesties?  Dan kan je alvast terecht bij één van de contactpersonen van de jeugd-, sport- of cultuurdienst of dienst Samenlevingsopbouw.

Alvast veel succes!

1. Doelgroep en programma

Vooraleer je weet waar je naar op zoek moet gaan, welke vergunningen je nodig zal hebben,… moet je een aantal vragen beantwoorden.  Welke doelgroep wil je bereiken? Wil je iets doen voor de buurt? Richt je je op senioren, kinderen, jongeren, vrouwen, mannen,….

Wat wil je eigenlijk doen? Een BBQ, een vormingsavond, een fuif, een optreden, een feestdrink, een opruimactie,…

2. Een plek onder de zon: op zoek naar ruimte.

Welke infrastructuur ga je gebruiken?  Welke locatie je zoekt zal voor een groot deel afhangen van je antwoorden op de vragen over de doelgroep en wat je wil doen.   Een zaal, een weide, iemand zijn tuin, park, een weg of een straat?  Je locatie zal ook mee de sfeer en de opkomst van je evenement bepalen.

Breng zeker de volgende elementen in rekening:

- brandveiligheid

- technische uitrusting

- geluid

Is er een contract? (huurprijs, vergunningen, hoeveel betaal je voor extra kosten, personeel, sabam, billijke vergoeding, voorschot, waarborg, verzekeringen, wat bij schade, opruimen,…)  Is er voldoende parkeerplaats in de buurt?

Op straat of plein?  Vraag tijdig aan bij gemeentebestuur of je bepaalde straat of terrein kan en mag innemen.  Met of zonder muziek?  (Voor vragen over inname van publiek terrein: Hendrik Aerts – hendrik.aerts@willebroek.be – 03/860.03.22)

3. Logistiek

Welk materiaal heb je allemaal nodig voor de uitbouw van je evenement?

Je kan ook ontlenen bij:

- spelmateriaal: jeugddienst (03/860.97.80 – jeugd@willebroek.be )

- technisch materiaal (nadars, vlaggenmasten, podiumelementen,… bij Annick De Borger – annick.deborger@willebroek.be – 03/860.03.53)

- audiovisueel en didactisch materiaal: provinciale uitleendienst Malle– http://www.provant.be/leren/vormingscentra/provinciaal_vormings/uitleendienst/index.jsp?referer=tcm:7-12963-64

Maar zonder nutsvoorzieningen kan je geen evenement organiseren.  Zorg er dus ook voor dat je elektriciteit, water, toiletten,… hebt.

4. Werken met vrijwilligers

Sta stil bij hoeveel vrijwilligers je zal nodig hebben.  Op wie zal je allemaal een beroep doen?  Hoe ga je met hen omgaan?  Hoe ga je hen verzekeren?  Hoe ga je hen informeren?  Welke wettelijke verplichtingen zijn er?

Meer info: www.vrijwilligerswerk.be

5. Ambiance verzekerd

Liefst van al hebben we waarschijnlijk zoveel mogelijk ambiance, maar er kan altijd iets foutlopen.  Daarom is een goede verzekering geen overbodige luxe.

- wettelijke verzekeringen

- noodzakelijke verzekeringen

- aan te bevelen verzekeringen

- facultatieve verzekeringen 

6. Hapje en een tapje

Opnieuw het verhaal van begin op tijd met bestellingen, vergunningen,… en bepaalde overwegingen. 

Werk je met herbruikbare bekers of niet?

Ga je zelf hamburgers bakken?  Let dan ook op de brandveiligheid! Gasfles, darm,...  meer info over brandveiligheid: Jan De Borger -  jan.deborger@willebroek.be

Vergunningen? Een tapvergunning voor een biertje is niet meer nodig maar voor sterke drank heb je nog wel een toelating van College van Burgemeester en Schepenen nodig.  (info: Diane Spiessens – diane.spiessens@willebroek.be – 03/860.03.39)

7. Communicatie

Het succes van je evenement wordt mee gemaakt door het juiste publiek en voldoende deelnemers.  Dat is een kwestie van communicatie.

Wat wil je bereiken? (veel volk, een bepaalde doelgroep, imago opkrikken,…) wie wil je bereiken? Welke boodschap wil je overbrengen?  Welke media en middelen ga je inzetten?  Wanneer ga je wat bekendmaken? Wie is verantwoordelijk voor wat? Hoeveel kan ik investeren in communicatie?

Affiches en strooibriefjes – let op : verantwoordelijke uitgever

Folders en brochures

Website

Pers en media

Geluidswagen

Bewegwijzering

8. De floeren portemonnee: over sponsoring en subsidies

Zorg voor een goed evenwicht tussen in- en uitgaven.  Zorg zo nodig voor sponsoring en vraag tijdig subsidies aan waar je kan. 

Sponsoring:Denk ook na over sponsoring.  Wat vraag je?  Wat geef je in return? Wie doet wat?  Opmaken van lijst mogelijke sponsors.  Uitwerken van een sponsorbrochure.

Alles over subsidies in Willebroek: http://www.willebroek.be/main/static_main_1_954_NDL.asp

9. Nog enkele algemene tips:

-          Maak een draaiboek met daarin per taak het tijdstip en de medewerkers die verantwoordelijk zijn voor die taak.  Het draaiboek kan dan ook dienen als checklist voor de dag zelf.

-          Zorg voor voldoende wisselgeld en een veilige kassa

-          Zorg voor een duidelijke planning en afgebakende opdrachten

-          Laat medewerkers kenmerkende kledij dragen

-          Hou extra manschappen stand-by die her en der kunnen inspringen

-          Maak duidelijk afspraken over einduur van bonnenverkoop, schenken van drank, muziek,…

-          Houd rekening met de nodige vergunningen:

• Toelatingen gemeente (openbaar domein, sterke drank, geluid,…)
• Sabam (http://www.sabam.be/)
• Billijke vergoeding (http://www.bvergoed.be/frame-nl.htm)
• ...